Een heldere klantbelofte vraagt om een helder systeem. Iedere order bij Arcus is een belofte: hoogwaardige producten, geleverd met de juiste documentatie en precies op tijd. Maar achter die belofte schuilde een complexe werkelijkheid. Medewerkers moesten informatie uit meerdere systemen halen om klanten een simpel antwoord te geven. Overzicht ontbrak. Klanten belden regelmatig om te vragen hoe het zat met hun order. Niet omdat Arcus het niet wist, maar omdat de data verspreid stond.
En dus kwam de vraag: hoe brengen we alles samen? Eén systeem, waarbinnen medewerkers grip hebben op het proces en klanten zelf kunnen inzien wat de status van hun order is. Efficiënter, overzichtelijker én waardevoller.
In deze blog lees je:
- Waarom Arcus koos voor systeemintegratie
- Hoe W3S Digital het proces digitaliseerde met maatwerksoftware
- Wat de resultaten zijn voor medewerkers én klanten
Procesverbetering begint bij slimme integratie
Arcus werkte met een ERP-systeem en een aantal aparte productietools. Ieder systeem had z’n eigen waarde, maar ze spraken niet met elkaar. Dat zorgde voor dubbel werk en veel handmatige acties. Klantvragen over orderstatus of certificaten moesten telkens handmatig worden uitgezocht. Tijdrovend en foutgevoelig. De vraag was dan ook helder: help ons deze losse systemen te koppelen en de data op één plek beschikbaar te maken. Zodat medewerkers sneller kunnen schakelen én klanten niet meer hoeven te bellen voor updates.
Éen oplossing, twee toepassingen
Samen met Arcus vertaalden we deze uitdaging naar twee digitale oplossingen.
Allereerst ontwikkelden we een interne applicatie voor medewerkers. Alle orderinformatie, van inkomende goederen tot transportplanning is hier centraal beschikbaar. Elke afdeling ziet realtime wat de status is van een order, welke stappen er zijn gezet en wat er nog moet gebeuren. Dat bespaart tijd én voorkomt fouten. Daarnaast realiseerden we een klantportal: een online omgeving waarin klanten eenvoudig kunnen inloggen en zelf de voortgang van hun orders kunnen volgen. Denk aan zicht op productie, transport en beschikbare testcertificaten. Daarmee is Arcus niet alleen efficiënter gaan werken, maar ook professioneler gaan communiceren.
Slimme sturing begint bij het delen van dezelfde waarheid
Als extra stap ontwikkelden we dashboards voor verschillende afdelingen binnen Arcus. Denk aan een overzicht van het aantal lopende orders voor productie, of inzicht in marges voor de inkoopafdeling. Dankzij realtime data kunnen teams sneller beslissen en actief sturen op resultaat. De nieuwe oplossing heeft intern voor rust en structuur gezorgd. Medewerkers weten waar ze aan toe zijn, klanten hebben toegang tot de informatie die ze nodig hebben en het aantal telefoontjes is drastisch gedaald. De koppeling van systemen heeft geleid tot een strakker proces en een hogere klanttevredenheid.
Wat deze case voor ons bijzonder maakt, is de samenwerking. Arcus ziet IT niet als kostenpost, maar als strategische investering. En dat merk je in de manier waarop ze meedenken, keuzes maken en willen verbeteren. Precies het type partner waarvoor we graag digitale oplossingen ontwikkelen.
Download nu onze Codeflow Suite whitepaper!
