Bij W3S Digital geloven we dat échte innovatie begint met doen. Daarom zijn we gestart met onze Innovation Labs. Elk kwartaal halen we ons team even uit de waan van de dag om te werken aan een uitdagende vraag. Geen lange visiedocumenten of eindeloze brainstorms, maar vier dagen keihard samenwerken aan iets tastbaars. Zo’n sprint levert niet alleen nieuwe inzichten op, maar vooral ook werkende oplossingen.
De eerste editie van dit jaar draaide om een vraagstuk voor de Nederlands Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO). Zij gebruiken al onze Workflow Manager voor het beheren van accreditaties in het hoger onderwijs. Maar: kan dat proces nóg eenvoudiger met behulp van AI?
Slimmer werken met een AI-assistent voor accreditatie
De NVAO speelt een centrale rol in het bewaken van onderwijskwaliteit. De Workflow Manager die we eerder voor hen ontwikkelden biedt overzicht en grip, maar zoals altijd is er ruimte om gebruiksvriendelijkheid te verbeteren.
Vanuit onze ervaring met data en AI zagen we direct kansen. Wat als je in plaats van door menu’s klikken gewoon kunt typen wat je wilt doen? Bijvoorbeeld:
- “Start een nieuw accreditatieproject”
- “Toon de laatste accreditaties inclusief status en factuur”
- “Stel een commissie samen voor opleiding X”
Zo ontstond het idee voor een AI-gedreven chatinterface bovenop het bestaande systeem. Een slimme laag die werken met complexe processen menselijker en intuïtiever maakt.
Vier dagen bouwen aan een werkend prototype
Voor dit experiment vormden we een compact team: drie developers, een UX-designer en een strateeg. Ervaring met AI hadden we al, onder meer vanuit eerdere projecten met natuurlijke taalverwerking en workflowautomatisering. Maar dit was de eerste keer dat we het binnen zo’n kort tijdsbestek moesten integreren in een bestaand platform.
Dag 1 – Begrijpen en afbakenen
We begonnen met scherp krijgen wat we precies wilden bouwen. We bespraken de belangrijkste workflows en bepaalden welke taken via AI uitvoerbaar moesten zijn. Onze ambitie: een werkend prototype dat aan het eind van de week echte acties binnen de Workflow Manager kan uitvoeren.
Dag 2 – Uitzoeken en experimenteren
Deze dag was een mix van nerdy enthousiasme en trial-and-error. Ondanks onze ervaring met AI-projecten zaten we nu op onbekend terrein. We testten verschillende open source modellen, experimenteerden met prompt engineering en liepen tegen beperkingen aan in taalinterpretatie. Eén verkeerd geformuleerd commando gaf soms compleet onverwachte uitkomsten. Toch wisten we stap voor stap de juiste set-up te vinden.
Dag 3 – Bouwen en integreren
Tijd om meters te maken. We koppelden de AI-interface aan de back-end van de Workflow Manager. Het spannendste moment? De eerste keer dat een tekstcommando daadwerkelijk leidde tot een live actie in het systeem. Kleine overwinning, groot enthousiasme.
Dag 4 – Finetunen en presenteren
Op de laatste dag werkten we aan de gebruikerservaring, foutafhandeling en presentatie. We legden het prototype voor aan collega’s. Hun reactie? Verrast en enthousiast. We hadden binnen vier dagen een proof of concept gebouwd dat liet zien wat er technisch en functioneel al mogelijk is. We testen nieuwe AI-oplossingen ook altijd verantwoord. Ontdek hoe in onze AI Governance Checklist.
Wat dit prototype bijzonder maakt
De techniek draait op onze vertrouwde Microsoft Azure omgeving. We gebruiken large language models om gebruikersinput te interpreteren en combineren dat met secure API-koppelingen naar de Workflow Manager. De prompt engineering was cruciaal om consistent bruikbare uitkomsten te krijgen.
Een van de grootste uitdagingen was de balans tussen openheid (je mag als gebruiker van alles vragen) en controle (het systeem moet alleen doen wat veilig en logisch is). Die balans vinden is niet simpel, maar wel waar onze expertise in Data en AI echt tot zijn recht komt.
Jouw AI-strategie uitdenken? Dat kan met ons AI-Playbook. Hierin vind je praktische templates om tot een passende AI-strategie te komen.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Deze sprint laat zien dat je met de juiste aanpak en het juiste team razendsnel van idee naar een werkend AI-prototype kunt gaan. En dat AI niet iets is voor ‘later’ of ‘de toekomst’, maar vandaag al inzetbaar is, mits goed ingebed in je bestaande processen.
Bij W3S helpen we organisaties die slimmer willen digitaliseren en meer waarde uit data willen halen. Of je nu wilt experimenteren met AI, een bestaand proces gebruiksvriendelijker wilt maken of simpelweg wilt ontdekken wat er allemaal mogelijk is. Zie hoe wij ideeën omzetten naar werkende prototypes met één van de vier bouwstenen van onze modulaire suite Codeflow Data & AI.
