De uitdaging van NVAO: van Excelsheet stress naar efficiëntie

NVAO klopte bij W3S Digital aan met de vraag om een oplossing te bedenken die hun werkprocessen zou stroomlijnen en een overzichtelijke, efficiënte werkomgeving zou creëren. Het accreditatieproces bracht namelijk een hoop administratieve en logistieke rompslomp met zich mee, waarbij precisie en efficiëntie essentieel waren.

Voorheen verliep dit proces onoverzichtelijk en inefficiënt: data stond verspreid over verschillende documenten en platforms zoals Teams en Excel. Dit zorgde voor een gebrek aan overzicht en verhoogde de kans op fouten. Daarnaast was de communicatie met zowel collega's als externe partijen, zoals commissieleden en studenten, vaak onduidelijk, wat tot vertragingen leidde. Omdat deze partijen allemaal in verschillende systemen werkten, moesten NVAO-medewerkers constant schakelen. Hierdoor ging er veel tijd verloren aan dubbele invoer, logistieke taken en controles.

De Workflow Manager, de drijvende kracht achter een vlekkeloos proces

Met de Workflow Manager worden alle aanvragen, documenten, deadlines en accreditatiegegevens centraal beheerd. Medewerkers hebben direct inzicht in lopende en afgeronde processen en kunnen eenvoudig taken toewijzen, bijvoorbeeld aan studenten en commissieleden. Externe partijen krijgen op een veilige en gestructureerde manier toegang tot de relevante informatie. Dankzij automatische dataverwerking en integratie met bestaande databases is handmatige invoer drastisch verminderd.

De samenwerking tussen NVAO en W3S Digital heeft niet alleen gezorgd voor een gestroomlijnde workflow, maar ook waardevolle inzichten opgeleverd over hoe digitalisering processen kan verbeteren en vereenvoudigen. De implementatie van de Workflow Manager is slechts het begin van een innovatieve transformatie in accreditatiebeheer.

De impact van de Workflow Manager op NVAO

De invoering van de Workflow Manager heeft het accreditatieproces bij NVAO ingrijpend veranderd. Waar voorheen veel handmatige handelingen nodig waren, worden gegevens nu automatisch verwerkt en direct gekoppeld aan de juiste procedures, waardoor het aantal fouten drastisch verlaagd is.

De werkomgeving is niet alleen overzichtelijker, maar ook beter afgestemd op samenwerking: interne en externe partijen kunnen moeiteloos informatie delen en statussen bijwerken. Dit versnelt de besluitvorming en maakt het proces transparanter. Bovendien is de oplossing gebouwd op een flexibele Microsoft Azure cloudomgeving, waardoor NVAO verzekerd is van een toekomstbestendig systeem dat met nieuwe eisen en ontwikkelingen meegroeit.

De Workflow Manager uitgelicht:

• Realtime databasekoppelingen: De Workflow Manager communiceert met vijf verschillende databases, waaronder Qbase en een database koppeling van de hoger onderwijs die alle informatie verschaft over instellingen, opleidingen en accreditaties vanuit de Vlaamse overheid. Hierdoor zijn de accreditatiedata altijd up-to-date en betrouwbaar.
• Automatische meldingen: Het systeem stuurt herinneringen voor deadlines en heraccreditaties, waardoor vertragingen worden voorkomen.
• Veiligheid en toegankelijkheid: Door integratie met Microsoft-accounts en geavanceerde toegangsbeheeropties wordt de veiligheid van gegevens gewaarborgd. Ook wordt externe informatie via een extra beveiligde SOAP-API opgehaald.