3 stappen naar het koppelen van een backoffice systeem met de website

Een nieuwe website of je bestaande website uitbreiden. Beide trajecten brengen vaak een hoop vragen met zich mee. Wie gaat de website ontwikkelen? Welke functionaliteiten moet de nieuwe website bevatten of moeten aan de bestaande website worden toegevoegd? Welke data wil ik kunnen beheren binnen de website?

Bij een website met gemiddelde omvang komen al snel één of meerdere backoffice koppelingen om de hoek kijken. Je wilt als klant binnen je webshop natuurlijk inzicht hebben in de orderstatus, je gegevens kunnen beheren of facturen kunnen inzien. Daarnaast moeten gebruikers worden geautoriseerd, klantkaarten worden aangevuld in het backoffice systeem, orders verwerkt en betalingen afgehandeld.

Uit ervaring kunnen we zeggen dat er veel dynamiek ontstaat bij het koppelen van een website aan een backoffice systeem. Welke stappen neem je om te komen tot een koppeling tussen je website en backoffice systeem?z

Stap 1 – Inventariseer welke data je website nodig heeft om de ideale customer journey te faciliteren

Het ideale uitgangspunt bij een website is, dat je de customer journey kunt uitwerken in een website ontwerp, zonder beperkingen van bestaande systemen of andere omgevingsfactoren.

Het design van de nieuwe website geeft de ideale klantreis op de website weer naar een conversie. Hieruit kan gemakkelijk een data behoefte worden gedestilleerd. Welke data wil je beschikbaar hebben in het CMS van jouw website of webshop? Denk bijvoorbeeld aan data die gerelateerd is aan: producten, voorraad, prijzen, beschikbaarheid, levertijd, kortingen, marketing activiteiten en klantspecifieke kortingen.

Nadat het design is bepaald, kijk je samen met het internetbureau in welke backoffice systemen de data zich bevindt en welk deel van de data in de website beheerd moet worden. Het kan natuurlijk zijn dat er kleine uitbreidingen in een backoffice systeem nodig zijn om de gehele customer journey te kunnen faciliteren. Uit ervaring kunnen we zeggen dat het efficiënter is deze data in de website te beheren. Wijzigingen aan backoffice systemen zijn vaak tijdrovend en lastig te implementeren.

Stap 2 – Inventariseer de koppelvlakken en hun dynamiek

Je hebt inzichtelijk gemaakt welke data uit welk backoffice pakket moet komen. Nu is het tijd om te inventariseren welk koppelvlak ondersteund wordt door de verschillende pakketten.

Een koppelvlak is een interface die volgens een bepaalde standaard de uitwisseling van gegevens tussen informatiesystemen verzorgt.

Een koppelvlak kan bestaan uit:

• Bestandsuitwisseling (middels FTP)
• COM interface
• Command line utility
• Web service (SOAP)
• REST API

De meeste backoffice software fabrikanten bieden een koppelvlak aan op basis van een extra licentie model. De moderne backoffice pakketten hebben dit goed op orde en bieden verschillende, goed gedocumenteerde webservices of REST API’s aan (API staat voor Application Programmers Interface). Vaak geldt dit voor SAAS of cloud gebaseerde oplossingen die erg in trek zijn.

Helaas zijn er nog veel “moderne” pakketten die dit verbijsterend primitief hebben opgelost. Ze werken bijvoorbeeld met bestanden die middels de FTP benaderd moeten worden. De invoer van data dient ook middels een FTP bestand te worden aangeleverd. De foutgevoeligheid is via deze weg erg hoog, omdat er geen error afhandeling in het uitwisselings protocol van de data is opgenomen.

Voor het koppelen van je website aan de backoffice heeft de REST API de absolute voorkeur!

Stap 3 – Implementeer de koppeling

De koppeling tussen de backoffice en de website kan ontwikkeld en geïmplementeerd worden. Voor het maken van een website met een backoffice koppeling gebruikt W3S Digital verschillende componenten. Zo hebben we bijvoorbeeld de W3S Digital broker service, task scheduler van Windows en de verschillende Visual Studio helper classes. Deze onderdelen helpen bij het snel opzetten van een koppeling. De broker service functioneert als een tussenpersoon tussen de voor- en achterkant.

Hoeveel tijd kost het maken van een koppeling?

In de ideale situatie kost het maken van een gemiddelde koppeling ongeveer 40 uur. Het aantal uren voor het ontwikkelen van de koppeling, kan uitlopen door één van de volgende factoren:

 

• De kwaliteit van data
  De kwaliteit van de data in de systemen van de klanten laat vaak te wensen over. Hoe langer een organisatie bestaat, hoe meer vervuiling er is ontstaan. Dit levert een legio aantal problemen op. Waar moet je aan denken? Denk bijvoorbeeld aan de notatie van een datum of een bankrekeningnummer. Vervuiling in dergelijke velden levert gegarandeerd problemen op. De oplossing hiervoor zijn opschoonacties in het backoffice systeem. Dit proces kan ondersteund worden door de verschillende scripts die W3S Digital hiervoor op de plank heeft liggen.
  
  
• Een slechte API
  Een API met een versie nummer 1.0 (of daaronder) is waarschijnlijk nog niet uitgekristalliseerd. Het komt regelmatig voor dat we tegen een foutmelding aanlopen die het gehele proces verstoort.
  
  

• Performance van het backoffice systeem
  Welke prestaties levert het backoffice systeem? Als internetbureau zijn we afhankelijk van de backoffice leverancier. Zij kunnen eventuele problemen of foutmeldingen zoals een slechte API middels een update verhelpen.
   

Hoe werkt dat binnen mijn websitetraject?

Wil jij een nieuwe website laten ontwikkelen met koppelingen aan je backoffice? Wil je graag advies hoe je dit proces specifiek voor jouw website het beste kunt inrichten? Vraag dan gratis advies aan.

Bel met Bob Stuur hem een mail