21 juni 2016

Het kiezen van een content management systeem (CMS): waar moet je op letten?

cms
umbraco

Het (laten) bouwen van een nieuwe website is een hele opgave, naast het bepalen van de functionaliteit en het design van de website, moet er ook een content management systeem (CMS) gekozen worden.

Wees voorzichtig in het maken van je keuze voor een CMS, want het moet perfect inspelen op je wensen en behoeften. Het ook nog eens heel lastig om van CMS te switchen, als deze eenmaal staat. Wij hebben een aantal regels opgesteld waar je op moet letten bij het zoeken naar een geschikt CMS.

Waarom een (nieuw) CMS

Welke problemen moet het content management systeem oplossen? Vraag jezelf af waarom je een (nieuw) CMS wil. De een wil snel en makkelijk artikelen publiceren, terwijl de ander wil dat het systeem helpt met het toevoegen van producten aan het assortiment.

Denk aan het doel dat de website heeft. Het CMS moet aansluiten bij het behalen van dit doel. Zorg ervoor dat je precies in kaart brengt waarvoor het systeem moet dienen en (ook niet onbelangrijk) waarvoor het niet moet dienen. Kies de specifieke gebruikersfunctionaliteiten die je (nu en in de toekomst) nodig hebt.

Gebruikersfunctionaliteit

Ieder content management systeem heeft een scala aan functionaliteiten. Ga zorgvuldig na welke functionaliteiten je nodig hebt. Let erop: het kan natuurlijk ook zijn dat je bepaalde functionaliteit in de toekomst nodig gaat hebben, houd hier rekening mee!

Content editor
Het toevoegen, verwijderen en aanpassen van teksten en media wordt gedaan met de content editor. Het is een van de core features van een CMS. De editor moet beoordeeld worden vanuit het oogpunt van de gebruiker, zoals een copywriter of een developer.

Voor niet-technische medewerkers wordt een simpele en gebruiksvriendelijke content editor aangeraden. Heeft je bedrijf developers? Kies dan een systeem met meer bewegingsvrijheid, zodat het content management systeem gecustomiseerd kan worden.

Bij W3S hebben we de Umbraco content editor. Het is een WYSIWYG editor (what you see is what you get), zonder veel haken en ogen. Onze developers hebben de editor aangepast zodat het aansluit bij onze huisstijl. Dit doen we ook voor de klant.

Media managen
Het managen van afbeeldingen, video’s , PDF’s en webinars kan heel veel tijd kosten als de CMS-setup onlogisch en slordig is. Het komt namelijk nogal eens voor dat afbeeldingen niet direct toegevoegd kunnen worden in de content editor of dat toegevoegde afbeeldingen slecht vindbaar zijn in het CMS.

Zorg ervoor dat je alle media die je gebruikt kan toevoegen aan het CMS. Het is ook belangrijk om te kijken naar de mogelijkheden om afbeeldingen in het CMS aan te passen, denk bijvoorbeeld aan het croppen en resizen van afbeeldingen. Het gaat enorm veel tijd kosten als dit moet gebeuren in photoshop.

Zoekfunctie
Een functionaliteit dat in eerste instantie misschien niet nodig lijkt, maar enorm handig is. Denk eens aan de pagina’s, subpagina’s en media dat nu op je website staat. Waarschijnlijk weet een groot deel van je werknemers niet waar ze bepaalde content of media moeten vinden.

Check bij de zoekfunctie de snelheid, grondigheid en de scope van het CMS. Een blogger wil natuurlijk wel dat afbeeldingen en white papers worden meegenomen als hij daar naar op zoek is. Een adequate zoekfunctie is enorm tijdbesparend.

De zoekfunctie van Umbraco in ons eigen CMS rangschikt alle resultaten op basis van belangrijkheid. Tevens zijn er icoontjes die aangeven of het resultaat bijvoorbeeld een landingspagina, blogpagina of afbeelding is.

Rollen en permissies
Grotere corporaties moeten letten op de mogelijkheid om rollen en permissies toe te schrijven aan individuele gebruikers. Een HR-afdeling hoeft bijvoorbeeld alleen maar content toe te voegen aan de vacaturepagina’s, op deze manier kun je die afdeling permissie geven om alleen deze pagina’s te editen.

In het bovenstaande geval krijgt de HR-afdeling dus een specifieke rol met hun eigen permissies. Het is natuurlijk ook mogelijk om algemene rollen toe te voegen als writer, editor en translator. Dit zorgt ervoor dat er nooit ongewenst iets gepubliceerd wordt door bijvoorbeeld een stagiair.

Customization

Sommige content management systemen zijn niet flexibel en dat zorgt voor veel frustraties. Een CMS moet flexibel zijn, het moet mogelijk zijn om zelf aanpassingen te maken in het systeem, zodat deze beter aansluit bij je wensen en behoeften.

Verwacht niet dat de standaard templates en design perfect aansluiten bij je voorkeuren, dit is ook geen probleem. Het moet echter wel mogelijk zijn om het CMS te tweaken zodat het naar je eigen hand kan zetten.

Voor onze klanten maken een speciale blokkendoos in het CMS. De klant bepaalt van tevoren welke blokken ze nodig hebben en wij bouwen deze handmatig in Umbraco. Zij krijgen een op maat gemaakte website en kunnen deze zelf indelen. Super handig!

Meerdere talen
De laatste functionaliteit is vrij logisch. Een website met meerdere talen, moet ook een CMS hebben die meerdere talen aan kan. Het grootste deel van de systemen bezitten deze functionaliteit, maar de een is gebruiksvriendelijker dan de ander.

Keuzes maken

Wanneer je je website laat bouwen door een internetbureau is het van groot belang om hun expertise te vragen, want zij hebben veel ervaring met zulke systemen. Neem daarnaast ook issues als prijsgeving, support en veiligheid in overweging. 

Wees niet bang om alles zorgvuldig te overwegen. Een foute keuze kan voor heel erg veel problemen zorgen en het kost veel geld en tijd om de fout goed te maken. Denk dus heel goed na en haast niet.

Heb je hulp nodig met het maken van je keuze of ben je op zoek naar meer informatie over content management systemen? Schrijf je dan in voor onze speciale Umbraco nieuwsbrief om meer informatie te ontvangen over ons favoriete CMS. Meld je aan!

Geschreven door: Wouter
Cookies?

We gebruiken cookies om het functioneren van onze website te verbeteren. De gegevens worden volledig anoniem verzameld.