E-mailmarketing & Privacy: De stand van zaken anno 2017

Regelgeving rondom het gebruik van persoonsgegevens blijft veranderen. Eerder schreven wij ook al over privacy, maar dan over het plaatsen van cookies. Op 14 april 2016 verscheen nieuwe Europese wetgeving. Hierin werd de regelgeving wederom aangescherpt.

De nieuwe wetgeving heeft veel invloed op e-mailmarketing. Het kan zo zijn dat jij op dit moment in overtreding bent en dat mag natuurlijk niet gebeuren. Daarom hebben wij alle belangrijke wijzigingen voor jou op een rijtje gezet.

Europese wetgeving

Laten we het eerst hebben over de nieuwe privacy wet die vorig jaar is aangenomen. Het doel van de wetgeving is om de regelgeving met betrekking tot persoonsgegevens te standaardiseren in alle Europese lidstaten. De wet moet ervoor zorgen dat burgers (en hun gegevens) nog beter beschermd worden.

De nieuwe regelgeving ziet er in grote lijnen als volgt uit:

• personen krijgen gemakkelijker en sneller toegang tot hun data
• personen kunnen bedrijven verzoeken om hun persoonlijke data te laten verwijderen
• personen moeten meer inzicht krijgen in hoe hun persoonsgegevens gebruikt worden
• het uitwisselen van persoonlijke data tussen politie en veiligheidsdiensten wordt vergemakkelijkt
• afspraken tussen bedrijven en toezichthouders in één land gelden voor de hele Europese Unie
• bedrijven buiten de EU moeten voldoen aan Europese eisen wanneer zij in de EU hun diensten willen aanbieden
• grotere bedrijven en organisaties die veel met persoonlijke data werken moeten iemand aanstellen die toeziet op hoe er met persoonsgegevens wordt omgegaan
• data moet gemakkelijker kunnen worden geanonimiseerd

Nu klinkt dit allemaal heel groots, maar wat betekent dit nu voor de campagnes die organisaties hebben opgezet. Hoe zit met toestemming, afmelding en de identiteit van de afzender bij de e-mailmarketing campagnes?

Toestemming

Het vragen van toestemming wordt steeds belangrijker in e-mailmarketing. Zo is het tegenwoordig strafbaar om commerciële boodschappen naar een groep mensen te versturen zonder dat zij daar expliciete toestemming voor hebben gegeven.

De volgende regels gelden op het gebied van toestemming:

• Vraag te allen tijde toestemming bij het versturen van commerciële e-mails. Hieronder valt ook de eerste opt-in e-mail
• Ontvanger moet expliciet toestemming geven op de vraag of ze mailings willen ontvangen. Een standaard vinkje aanzetten in een formulier voor het inschrijven voor de nieuwsbrief mag dus niet. 
• Ontvanger moet zich te allen tijde uit kunnen schrijven.
• Het moet duidelijk zijn voor de ontvanger wat er gestuurd gaat worden en met welke frequentie
• Er moet toestemming gevraagd worden als gegevens aan derden worden verleend

Afmelden moet makkelijker worden

In de nieuwe wetgeving komt ook naar voren dat afmelden zo gemakkelijk mogelijk gemaakt dient te worden. Zoals vermeld, moet de ontvanger zich altijd af kunnen melden. Maak je gebruik van meerdere e-mail campagnes? Dan moet de ontvanger zich via e-mail voorkeuren eenvoudig kunnen afmelden voor alle campagnes.

Er bestaan wel een aantal uitzonderingen. Bij niet-commerciële hoeft er geen afmeldlink toegevoegd worden:

• Service e-mails
• Dienst mededelingen
• Interne e-mails

Identiteit

Voor de ontvanger moet het altijd direct duidelijk zijn wie de afzender van de e-mail is. Een no-reply adres is uit den boze. De ontvanger moet het gevoel hebben dat hij op de mailing kan reageren. Zorg er dus voor dat het adres van de afzender de domeinnaam heeft van de eigen organisatie.

De ontvanger is koning

De nieuwe privacy wetgeving zorgt er dus voor dat de ontvanger nog beter wordt beschermd. Als bedrijf ben je verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die je in je bezit hebt. Het is dus belangrijk dat je hier zorgvuldig mee omgaat. Het is dan ook noodzakelijk om datalekken of hacken direct te melden bij Autoriteit Persoonsgegevens.

Om er zeker van te zijn dat de wet ook goed wordt nageleefd, hebben de autoriteiten ook de boetes verhoogd. Houd daar dus rekening mee. Als je de bovenstaande regels volgt en integer handelt dan hoef je je nergens zorgen om te maken ;-)

Heb je nog aanvullende vragen over of wil je zeker weten dat jouw e-mailmarketing campagnes ‘legaal’ zijn, neem dan gerust contact met ons op!