8 februari 2016

Productiviteit: hoe je het meeste uit je dag haalt

marketing

Iedereen komt met een tevreden en voldaan gevoel thuis als hij (of zij) een productieve dag gehad heeft. Je hebt dat project zonder problemen afgerond of alle kleine taken -die in de loopt van de tijd zijn opgestapeld- af kunnen maken.

Met zo’n gevoel kom je natuurlijk niet iedere dag thuis; integendeel zelfs. Eindig je de dag vaak met het gevoel dat je eigenlijk niets gedaan hebt gekregen? Hier kun je wat aan doen!

Plan de dag in dagdelen

Een dag vliegt soms zo voorbij. In de ochtend was je vastbesloten om een paar uur te werken aan dat ene project dat af moet. Toen je een half uur bezig was kwam er iets anders tussen, en daarna weer iets anders. Voordat je het wist was de dag voorbij. Voorkom dit door de dag in te plannen in dagdelen. Zoals wij bijvoorbeeld een project indelen op basis van de SCRUM-methode (zie afbeelding)!

Koppel een bepaald doel aan de delen van de dag, zodat je naar die mini deadline kunt toewerken. Aan het einde van de dag kun je dan terugkijken en zeggen: ik heb vandaag 4 van mijn 5 doelstellingen behaald. Bekijk het van de zonnige kant; je hebt 80% van je deadlines gehaald. Denk niet dat je dag nutteloos is geweest omdat je niet toekwam aan die ene taak.

Benut je biologische klok. Herken wat voor jou de meest productieve periode van de dag is en plan daar de lastigste activiteiten in. Sommige mensen zijn creatiever aan het einde van de middag, gebruik die tijd dan voor het schrijven van een nieuwe blog. Het kennen van jezelf is belangrijk bij het indelen van je dag. Gebruik de minst productieve momenten om routinetaken uit te voeren.

Neem korte pauzes

Pauzes zijn essentieel bij het vergroten van de productiviteit en daarmee bedoel ik niet alleen de lunchpauze. Het is wetenschappelijk bewezen dat pauzes je helpen bij het behouden van focus, ook helpt het tot komen van nieuwe inzichten. Het reboot je systeem, zodat je er weer tegenaan kunt.

De Pomodoro techniek is een manier van time management die je helpt bij het nemen van pauzes. Het idee is simpel: voor iedere 25 minuten die je aan het werk bent, neem je vijf minuten pauze. Elke 25 minuten wordt een pomodoro genoemd (Italiaans voor tomaat). De bedenker van deze techniek gebruikte een keukenwekker in de vorm van een tomaat, vandaar de naam. Als er vier ‘pomodoros’ zijn verstreken, neem dan 15 tot 20 minuten pauze.

Natuurlijk hoef je geen keukenwekker mee te nemen naar je werk. Online zijn er genoeg websites, tools of apps te vinden die je kunnen helpen.

Stop met multitasking

Bezig zijn met slechts 1 taak lijkt tegenwoordig onmogelijk. Afleiding is overal. Van e-mail tot whatsapp. We worden bijna doodgegooid met meldingen en notificaties. Bovendien zorgt de smartphone ervoor dat afleiding binnen handbereik is.

Afleiding zorgt ervoor dat mensen meerdere taken tegelijk willen doen. Naast het schrijven van een e-mail, zijn ze ook bezig met het opstellen van het projectplan en tussendoor hebben ze nog een stand-up. Kortom multitasking. Vaak wordt gedacht dat dit een effectieve manier van werken is, maar het tegendeel is bewezen. Multitasking zorgt voor een splitsing van de aandacht, waardoor beide taken niet goed worden uitgevoerd.

Steeds meer wetenschappelijke artikelen komen uit over het effect van multitasking op het brein. Mensen zijn in staat om zich maar op één taak te focussen. Multitasking verlaagt niet alleen je productiviteit tot maar liefst 40%, het is ook nog eens schadelijk voor je hersenen. Verschillende onderzoeken laten daarnaast zien dat multitasking zelfs het IQ kan verlagen. Stop dus met multitasking! Focus op datgene waar je mee bezig bent en laat je niet afleiden.

E-mail is niet belangrijk (op dit moment)

Dit valt natuurlijk onder multitasking, maar kan niet vaak genoeg benadrukt worden. Stop met het constant reageren op e-mails (tenzij je in support werkt natuurlijk). E-mail is de grootste boosdoener als het aankomt op afleiding. Het kan je productiviteit verpesten binnen luttele seconden. Het duurt namelijk gemiddeld 23 minuten om weer terug te keren naar een taak, nadat je bent afgeleid.

Sluit je e-mail- of chatprogramma als je het niet nodig hebt bij het uitvoeren van de taak. E-mail is niet belangrijk op dat moment. Degene die een e-mail stuurt kan echt wel een paar uur wachten. Verwerk het beantwoorden van e-mails in je planning. Beantwoord bijvoorbeeld e-mails als je s ’ochtends aankomt, na de lunch en voordat je naar huis gaat. Iedere e-mail wordt dan op tijd beantwoord en je bent minder afgeleid gedurende de dag.

Geniet van je werk

Vergeet niet om jezelf te belonen. Gun jezelf tijd om te ontspannen als je een taak afrondt. Lees even dat artikel die je had opgeslagen of kijk even op social media. Geniet van je werk! Heb plezier in wat je doet. Hoe meer plezier je hebt tijdens het werk, hoe productiever je wordt. Het is een vicieuze cirkel. Je gaat hierdoor ook met een goed gevoel naar huis. Ken jij nog productiviteit trucjes die je met ons wil delen? Laat het ons weten!

W3S is op zoek naar nieuwe krachten. Ben jij toe aan een nieuwe uitdaging of ken je iemand? Naast productiviteitstips hebben wij nog veel meer in huis, zoals een fantastisch team, een mooi kantoor in hartje Rotterdam en werk voor prachtige klanten. Lijkt dit je wat? Klik hier!

 

Geschreven door: Wouter
Cookies?

We gebruiken cookies om het functioneren van onze website te verbeteren. De gegevens worden volledig anoniem verzameld.