27 augustus 2015

Nieuwe website? Dit mag niet ontbreken in jouw briefing

briefing

Briefings. Een onderwerp waar veel over geschreven is. Typ maar eens de term ‘briefing’ in op Google en je krijgt ruim 57 miljoen resultaten. Toch waag ik me eraan om hier een blog aan te wijden aangezien de briefing hét startpunt is voor het bouwen van een nieuwe website en daardoor dus heel belangrijk.

Een briefing vergt tijd en aandacht, maar dat is het ook zeker waard. De briefing is namelijk het startdocument waar de rest van het ontwikkelingsproces op afgestemd wordt. Bij het opstellen en uitbrengen van de briefing komen alle partijen namelijk samen en worden de wensen en verwachtingen op elkaar afgestemd. In dit blog worden 10 onderdelen benoemd die vanuit onze visie en ervaring terug moeten komen in de opdrachtbriefing vanuit de klant.

Soorten briefings

Allereerst bekijken we in een vogelvlucht de soorten briefings die er zijn. Volgens T. van Peet, voormalig wetenschappelijk onderzoeker bij SWOCC, kunnen de volgende briefings worden opgesteld aan de bureauzijde met allen hun eigen doelstelling:

  • Opdrachtbrief (briefing van de klant aan het internetbureau)
  • Debrief naar de klant (terugkoppeling van het bureau aan de klant)
  • Creatieve brief (briefing van de account / strateeg aan het creatieve team)
  • Debrief binnen het bureau (terugkoppeling van het creatieve team aan de account)

Het gaat in de opgesomde briefings om twee briefings en twee debriefings. Waarom is de opdrachtbrief niet voldoende en moet er nog een creatieve briefing volgen? De gemiddelde opdrachtbrief is wel informatief, maar niet inspirerend. In een opdrachtbrief vanuit de klantzijde ontbreekt het vaak aan spontaniteit. De briefing bestaat vaak enkel uit een vraag en antwoord en bevat meestal veel informatie waardoor hij de designer niet bepaald enthousiasmeert.

Wanneer wordt de briefing uitgeschreven? 

Wanneer er een pitch wordt uitgeschreven voor meerdere bureaus is de briefing het startdocument voor het gehele proces. Nadat de briefing is uitgeschreven zal het kennismakingsgesprek plaatsvinden. Vervolgens zullen de verschillende bureaus de strijd tegen elkaar aangaan door te pitchen. De winnende partij mag aan de slag met het concept wat tijdens de pitch is gepresenteerd.

Welke onderdelen mogen niet ontbreken in de opdrachtbrief? Check!

De volgende onderdelen moeten aanwezig zijn in een opdrachtbriefing.

  1. Intro aanleiding.
    Beschrijf de probleemstelling. Wat is de aanleiding voor een nieuwe website?

  2. Doelstellingen.
    Welk effect wil je creëren met de uiting? Formuleer de doelstelling zo specifiek mogelijk. Dit doe je op basis van de SMART methode: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Op deze manier weet iedereen bij het opleveren van de website of de doelstelling is behaald. Eventuele verschillende interpretaties van de doelstellingen kunnen tevens zoveel mogelijk worden voorkomen.

  3. Doelgroepen.
    Welke primaire en secundaire doelgroepen zijn er binnen de organisatie? Beschrijf de doelgroep kort en specifiek. Je kunt de doelgroep uitwerken door bijvoorbeeld een persona te beschrijven met kenmerken als sekse, interesses, leeftijd, opleidingsniveau en woonplaats.

  4. Kernwaarden, visie en missie.
    De identiteit van het bureau is belangrijk voor de strategie en online uitstraling. Wat is het DNA van je organisatie?

  5. Belangrijkste onderdelen binnen de nieuwe website. 
    In deze paragraaf beschrijf je de belangrijkste functionaliteiten die in de website aanwezig moeten zijn. Deze functionaliteiten zijn belangrijk voor internetbureaus om een compleet mogelijke offerte uit te kunnen brengen.
     
  6. Technische randvoorwaarden.
    1. Techniek: hoe is de technische infrastructuur van de website geregeld? Denk aan de hosting van de website, de domeinnaam en bijvoorbeeld een specifieke mobiele website of een responsive website.
    2. Deelbaarheid online: welke elementen moeten gedeeld kunnen worden op sociale media?
    3. Koppelingen: zijn er andere systemen waar de website aan gekoppeld moet worden?
    4. Toegankelijkheid: is de website voor iedereen toegankelijk of is er ook een afgeschermd gedeelte binnen de website?
    5. Vormgeving: welke huisstijlelementen moeten worden gehanteerd binnen het design van de website?

  7. Doorlooptijd en planning.
    Wanneer mag er gestart worden met het ontwikkelen van de website? Wanneer moet de website opgeleverd worden en online worden geplaatst? Je geeft een gemiddelde planning af voor de volgende onderdelen:
    1. Briefing en achtergrondinformatie
    2. Eerste kennismakingsgesprek met bureau
    3. Pitch presentatie en aanleveren offerte
    4. Keuze bureau & akkoord offerte
    5. Kick-off en start project
    6. Oplevering

  8. Budget.
    Het is prettig wanneer een brede budgetschatting wordt afgegeven, zodat het internetbureau weet binnen welke kaders een concept kan worden uitgedacht en neergezet. Het risico wordt daarmee weggenomen dat er een creatie wordt ontwikkeld die gezien het budget niet uitvoerbaar is. 
  1. Verwachtingen van bureau.
    Wat verwacht je van het bureau tijdens de afspraak? Door je verwachtingen kenbaar te maken kan het Internetbureau zich goed voorbereiden op het gesprek en de pitch die gegeven zal worden.

  2. Selectiecriteria.
    Op basis van welke criteria beslis je met welk bureau je gaat samenwerken? Door de criteria te benoemen weet het Internetbureau waar jouw focus op ligt en wat het meest belangrijk gevonden wordt. Denk aan de aanpak, de prijsstelling en bijvoorbeeld de visie op jouw vraagstuk.

Probeer de briefing zo kort en bondig mogelijk te beschrijven. Het is gemakkelijker voor het Internetbureau om de informatie op te nemen, zodat een win-win situatie voor beide partijen. We hebben speciaal voor een briefing checklist whitepaper opgesteld met vragen die je jezelf kunt stellen tijdens het opstellen van je briefing. Zo weet je zeker dat er niets ontbreekt in je briefing!

Gratis Briefing Template

Ik hoop dat je nu alvast een start kan maken met het opstellen van je website briefing. Om je nog verder te helpen hebben wij een gratis whitepaper. Download hier de briefing template white paper

Wij helpen altijd graag met het bouwen van jullie nieuwe website of nieuw online platform. Bel ons gerust eens een keer op 010 2700 333 of stuur ons een mail op info@w3s.nl. Ben je er al helemaal klaar voor, start hier jouw project!

Geschreven door: Elise van Dijk
Cookies?

We gebruiken cookies om het functioneren van onze website te verbeteren. De gegevens worden volledig anoniem verzameld.